3 tips for deg som skal arrangere konferanse

Det er mye man skal huske på når man har tatt på seg arrangørhatten; mange små detaljer som må på plass for å få et vellykket arrangement. 

1. Planlegging og invitasjoner
2. Ved ankomst
3. Selve konferansen

1. Jo bedre du planlegger konferansen, desto bedre blir den

Det første du gjør er å bestemme dato og konferansested. 

Så snart dette er på plass, kan du lage tidsplan, sette sammen en deltagerliste og sende ut invitasjoner. Husk å be om et svar innen en viss dato, og spør etter eventuelle allergier i forhold til mat. Dette er viktig informasjon for konferanselokalet. Når du har en bekreftet deltakerliste, kan du sende ut litt informasjon om konferansen. 

2. Praktiske ting rundt ankomst og mottakelse

Det er kanskje ikke like viktig som f.eks. hva slags mat du skal bestille, men likevel må man ikke glemme de praktiske tingene i forbindelse med mottakelsen av gjestene. Det er mange som setter opp et firmaskilt eller et skilt som refererer til temaet for dagen i inngangspartiet, slik at gjestene enkelt skal skjønne at de er kommet riktig. 

Skal det være navnelapper til kursdeltakerne? Hva med kaffe og litt frukt ved inngangen? Spør gjerne konferansestedet hva de eventuelt kan tilby, de har som regel et forslag som passer fint til stedet. 

3. Gjennomføring av selve arrangementet

Når du har kommet til den store dagen, skal alt flyte som planlagt. Har du en god kjøreplan, kan du slappe av og la andre gjøre jobben. Bruk tid til å snakke med gjestene dine, og sørg for at de har det bra. Resten overlater du til dagens konferansier og servicepersonalet på stedet. 

Vi ønsker deg lykke til! 

Kim S